Retención de clientes

Si tuviéramos que elegir un tema que reflejara con mayor claridad el mayor punto débil en todos nuestros salones este sería sin lugar a duda el de la retención de clientes. En nuestro sector tenemos a grandes profesionales con grandes capacidades técnicas, artísticas y profesionales, pero sin duda fallamos de forma general en la parte control y gestión de la retención de nuestros clientes. En nuestros más de 16 años de experiencia ayudando a salones a mejorar sus resultados este sigue siendo el punto débil destacado y general. Más del 80% de los salones suspenden en retención lo que lo convierte en una de las grandes asignaturas pendientes del sector.

El futuro de nuestro negocio depende principalmente del flujo de clientes que tenemos visitando el salón y de que este se mantenga a lo largo del tiempo. En la lección anterior vimos cómo captar clientes, pero por más bueno que seamos en ello, “el nuevo cliente” es un recurso limitado y su límite es el tamaño de la población, barrio o ciudad en la que nos encontremos o tengamos influencia. Ser buenos captando clientes es genial, pero retenerlos es aún mejor. Por un lado, nos crea una necesidad inferior de captar a nuevos clientes y por el otro lado nos da seguridad y estabilidad al negocio.

Una buena estrategia de marketing digital nos puede ayudar en ello, pero primero es esencial analizar que es esto de la retención de clientes, cómo podemos controlarlo y que podemos hacer para asegurar la salud futura de nuestro negocio. En esta lección vamos a ver:

  • Cómo podemos saber si lo estamos haciendo bién
  • Cómo calcular el porcentaje de retención de nuestros clientes
  • Qué efectos económicos y de estabilidad futura tiene para nuestro salón
  • Qué hacer y que no hacer para poder mejorar nuestros niveles de retención de clientes
Lo primero

Dos números absolutamente básicos que sí o sí debes conocer

Empezamos fuerte, lo sentimos: Si no conoces tu porcentaje de retención de clientes será muy complicado tener un salón económicamente fuerte, estable y con posibilidades de crecimiento.

Sabemos que la afirmación es dura y más aún cuando de media, sólo un 5% de los propietarios de salones conoce y controla este número. Si eres de los, o las que no lo controla, no te preocupes, como veis, no estáis solos ¡Vamos a intentar ponerle remedio!

El % de retención de clientes nos indica hasta que punto somos capaces de retener tanto a nuevos clientes, como a aquellos clientes habituales. Básicamente nos responde a una gran pregunta clave que muchos nos hacemos en nuestros negocios: “¿Lo estamos haciendo bien?” Todos podremos estar de acuerdo en que si nuestros clientes se marchan y deciden no seguir con nosotros es la señal que algo no hacemos bien. Es por eso que es tan importante poder saber el % de clientes que deciden seguir con nosotros y el % que deciden no hacerlo. La diferencia entre uno y otro nos dirá si nuestro salón va por el buen camino o debemos hacer cambios.

Antes de entrar en detalle en la aburrida y generalmente odiada parte de los números y cálculos vamos a ver algunos puntos importantes sobre la importancia de conocer nuestra retención de clientes.

Principios básicos de la Retención de Clientes

Recogemos algunos de los principales beneficios y puntos a tener en cuenta sobre la retención de nuestros clientes.

Percepción vs Realidad

Tener el salón “lleno” actualmente no es garantía de nada. Puede que simplemente seamos capaces de captar bien a nuevos clientes. Los que perdemos probablemente no vuelvan y el día que empiece a costarnos cada vez más captar nuevos clientes el negocio puede iniciar su declive.

Tu bola de cristal

Conociendo el % de retención te permite avanzarte al futuro. Si este empieza a disminuir nos avisa en el momento que esto empieza a pasar dándonos margen para rectificar pronto y no pasados meses cuando se empieza ha hacer evidente que “ya no tenemos el salón tan lleno como antes”.

La visión sobre el todo

Como con todo, por más que hagamos nuestro salón tendrá puntos fuertes y otros no tan fuertes. Técnicas, tendencias, novedades, gama de productos, procesos, protocolos, etc… ¿Qué nos dice cómo lo estamos haciendo en conjunto? Nuestra retención de clientes. Así de simple.

Calculando la Retención de Clientes

Sin duda, la mejor forma es tener un programa de gestión que realice este calculo y te lo analice desde varios puntos. Por desgracia no es una cosa ágil de realizar manualmente, pero, por si te atreves, puede merecer la pena aunqué lo calcules de vez en cuando. Vamos a ver cómo podemos saber que tal lo estamos haciendo y de dónde vienen los cálculos.

Definir al cliente perdido

Cómo estándar general puedes considerar como cliente perdido a aquel que hace 3 meses que no visita el salón. Claro que habrá alguna excepción, no pasa nada. Lo importante es poner una frontera y definir cuando consideraremos a un cliente como perdido.

La fórmula

Siempre debemos dejar los 3 meses de margen por lo que en el mes actual deberemos ver cuántos de los clientes que vinieron hace 3 meses no han regresado durante este periodo. Si hace 3 meses nos visitaron 400 clientes y sólo 380 han regresado posteriormente nuestro % de retención será del 70% (380/400 x 100).

Perfiles

Es importante diferenciar entre el cliente nuevo y el cliente existente. Deberíamos saber nuestro % de retención de cada uno de estos grupos por separado también. Esto nos permitirá saber qué tal le parecemos a los clientes que vienen a probarnos así como si logramos mantener contentos a los que ya tenemos.

Por si por desgracia no te queda otra que calcularlo manualmente, hemos creado una pequeña ficha para orientarte y que te sea más fácil.

Descargar Ficha

Objetivos que deberíamos alcanzar

Estos son los % en los que debería moverse tu salón para poder decir que esta en la zona segura y con buenas perspectivas de futuro. Hay que ir a por ellos, luego os mostramos cómo.

Nuevos Clientes

Superior al 45%

Clientes Existentes

Superior al 75%

Los costes reales de no hacerlo bién

Una vez sepamos el número de clientes perdidos os recomendamos un ejercicio práctico para que puedas ver qué está representando esta perdida realmente para el negocio en términos económicos. Haz el siguiente cálculo:

(Número de clientes perdidos) X (Mediana de visitas que realiza un cliente cada año en tu centro) X (Mediana de gasto que hace un cliente en cada visita) = Dinero que dejareis de ingresar durante los próximos 12 meses por culpa de la perdida de estos clientes

¡No nos deprimamos! Saquemos de ello la motivación para mejorar y ponerle remedio. Vamos a ver a continuación algunos consejos.

Lo siguiente

¿Cómo subimos nuestros porcentajes de retención?

A continuación vamos a ver una serie de medidas que nos pueden ayudar a mejorar nuestra retención de clientes. “¿Tengo que hacerlo todo?” Pues no. Existen muchos motivos distintos que pueden estar creando una pérdida de clientes, seguro que en muchos de los puntos que comentamos a continuación tu y tu salón lo esté haciendo bien o relativamente bien. No se trata de solucionarlo todo de la noche al día. Lo importante es decidir cuales son las prioridades y empezar, por ejemplo, con las 2 que hayáis identificado como más importantes o débiles. Una vez implementadas, veremos si nos son eficaces o si necesitamos esfuerzos o cambios adicionales. Sólo cuando lo hayamos conseguido podremos concéntranos en otras 2 áreas o acciones.  La mejora de la retención es un juego que debe entrar dentro del ADN del salón y convertirse en un proceso constante y permanente de mejora. Vamos a ver a continuación algunos puntos que nos pueden ayudar.

Soluciones para mejorar la retención

No estas sol@

La retención es cosa de todos y su mejora sólo sucederá si lo convertimos en un trabajo de equipo. Asegúrate que tod@s conocen y entienden que es esto de la retención de clientes y su papel clave en la seguridad económica del centro y de sus puestos de trabajo.

Conviértelo en rutina

Los resultados de retención deberían estar presentes en las reuniones mensuales con tus trabajadores de forma prioritaria. Es importante que todo el mundo pueda conocer los progresos y resultados y que la retención pase a tener la importancia que merece en vuestras reuniones de equipo.

Escucha y debate

¿Tenemos algún problema en alguna área? En ejercicio sano y muy efectivo es exponer el problema, por ejemplo, “la retención de nuevos clientes no es buena” y que todo el mundo pueda proponer sus ideas o soluciones y debatirlas entre todos. Siempre tendrás más compromiso en la implementación o el cambio si este es previamente debatido y acordado.

Nuevos clientes: Regla nº1

Es imprescindible disponer de un protocolo de actuación especial para nuevos clientes que describa qué vamos a hacer de distinto con ese nuevo cliente desde que nos llama o reserva su primera cita online, hasta que nos visita por 3ª vez. Sólo en la 3ª visita lo podemos considerar como “cliente captado”. Antes, simplemente nos está probando.

Nuevos clientes: Regla nº2

Debemos evitar fricciones y errores. Imprescindible marcar en la agenda (si trabajamos con cita previa) qué clientes son nuevos y dedicarles nuestra máxima atención cuando lleguen. También es aconsejable que todo el equipo sepa cuando un cliente es nuevo y puedan esforzarse al máximo y hacerle sentir bienvenido.

Nuevos clientes: Regla nº 3

Motivemos la 2º y 3ª visita para tener más tiempo y oportunidades para enamorarlo. Si en alguna ocasión es importante las promociones, descuentos o incentivos es ahora. Dale un motivo más para visitarte una siguiente vez. Es dinero y/o esfuerzos muy bien invertidos. Ah, y no olvides ese email o mensaje de bienvenida, es esencial.

Tiempos de espera

El tiempo es el bien más escaso para la mayoría de personas y el tiempo perdido es frecuentemente fuente de frustración. Tanto si trabajas con cita previa como si no debes gestionar y minimizar los tiempos de espera. Conviértelo en una prioridad.

Tiempos de servicio

Estandarizar cuanto tiene que durar un servicio y hacer que todos lo cumplan al menos en el 90% de los casos os ayudará tanto a controlar los tiempos de espera, como la calidad del servicio. Ir demasiado lento afecta a los tiempos de espera. Ir demasiado rápido a la calidad del servicio o experiencia del cliente.

Valoraciones

¿Quién mejor que decirte qué va bien y qué no tanto que tus propios clientes? Usa un sistema de valoraciones automático o envía emails de seguimiento de vez en cuando. Si usas este segundo método más manual, es importante que las valoraciones las pidas/envíes máximo en las siguientes 2 horas de la visita del cliente. Ah, y responde si es necesario.

Comunicación

Como hemos visto en lecciones anteriores, recuérdales frecuentemente que estas aquí y comunícate con efectividad. Con tus Blow u otras campañas. Email, redes sociales, mensajería… Construye una relación y para ello debes usar los métodos de comunicación con regularidad y efectividad.

Generalidades

Por ello entendemos una revisión de las cosas más comunes. Parking, música, decoración, limpieza, comodidades, tecnología, prensa… Aspectos generales que pueden influenciar en el grado de satisfacción o comodidad del cliente en el salón.

CUV

Características Únicas de Venta (CUV). Básicamente nos referimos a diferenciación. ¿Qué ofrece nuestro salón que no ofrecen nuestros competidores? Pueden ser servicios, metodologías de trabajo, comodidades, productos… o cualquier otra cosa que nos diferencie, nos haga únicos y aporte un valor al cliente.

Expectaviva vs Percepción

El grado de satisfacción de un cliente no depende de lo que hagamos. Depende de la diferencia entre lo que esperaba (Expectativa) y lo que recibe (Percepción). Gestionar bien esta diferencia es esencial ya que varia según el cliente. No olvidemos preguntar y analizar correctamente en el tocador o cabina cuales son las expectativas del cliente más allá de lo obvio.

Los deberes para este mes

Resumen de qué hacer

1

Calcula tu % de retención

Sácalo de tu sistema informático o calcúlalo manualmente.
2

Calcula tu perdida de ingresos

Usa la fórmula que te dimos para ello.
3

Háblalo

Reúnete con tu equipo si lo tienes y presenta los números.
4

Clientes nuevos

Crea un protocolo de atención al cliente nuevo con las ideas que tengáis.
5

Cliente existente

Analiza si podéis aportar mejoras y crea un sistema de valoraciones para saber qué quieren y opinan.
6

Dále importancia

Prográmalo en la agenda y repite este proceso con regularidad.

Consejo para terminar

Sabemos que este es un tema complicado y complejo. Los cálculos y los números acostumbran a costar y más aún en este caso donde si no tenemos un sistema informático que nos respalde los cálculos son complejos. Dicho esto, centrarse en mejorar la retención de clientes es el principal consejo que podemos dar a cualquier salón que desee mejorar su rendimiento económico y sacar provecho de sus acciones de marketing que desde Blow promocionamos y os ayudamos. ¡Ánimos y a por resultados!

¡Ya Lo Tienes!

TU RETENCIÓN DE CLIENTES

¿Fácil?

Puede que no.

¿Divertido?

Probablemente.

¿Beneficioso para tu negocio?

TE LO GARANTIZAMOS

Próxima lección

Fidelización de Clientes

Dentro de 30 días se desbloqueará tu siguiente lección. En ella daremos un paso más en la relación entre el salón y sus clientes y nos centraremos en la fidelización como método esencial de estabilidad para el negocio. Algunos puntos que veremos son:

Qué y por qué

  ¿Qué es esto de la fidelización? ¿Cómo nos afecta? Definiremos el concepto y la oportunidad para nuestro salón.

Dónde y Cómo

Qué podemos/debemos hacer para que esto se convierta en una un método aplicable en el salón que ayude a sus resultados.

Principios Básicos

Qué hacer hacer para que nuestros niveles de fidelización sean óptimos y qué no debemos hacer nunca.